Privacybeleid Scouting St. Oswaldus Zeddam

Scouting St. Oswaldus Zeddam verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Het volledige privacybleid is ook hier te downloaden: versie 1.0

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting St. Oswaldus Zeddam via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

 

Lidmaatschapsregistratie

Aspirant-leden kunnen zich aanmelden via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. De gegevens worden verwerkt in een wachtlijst en worden op een beveiligde computer bewaard. Alleen de secretaris heeft inzicht in deze gegevens.

Zodra het lidmaatschap effectief wordt, moet het fysieke inschrijfformulier ingevuld worden en ingeleverd worden bij de secretaris. De secretaris registreert de gegevens in Scouts Online (landelijke ledenadministratie). Het papieren inschrijfformulier wordt gedurende het lidmaatschap door de secretaris bewaard (als juridisch bewijsmateriaal) en wordt na het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd.

Voor Scouts Online zie het privacy-statement op www.scouting.nl/privacy.

 

Gezondheidsformulier

Scouting St. Oswaldus Zeddam hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Niet alleen tijdens overnachting of kampen maar ook tijdens een reguliere opkomst, kan het noodzakelijk zijn dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Er wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die moet worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De gegevens worden verwerkt in Scouts Online en moeten minimaal jaarlijks door de ouders/verzorgers worden geactualiseerd. Het fysieke gezondheidsformulier wordt zorgvuldig bewaard door de teamleider van de betreffende speltak.

Het gezondheidsformulier is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en de groepsgegevensbeheerders. Het formulier wordt direct na beëindigen van lidmaatschap vernietigd.

Zodra een lid overvliegt naar een andere speltak wordt het gezondheidsformulier overgedragen naar de teamleider van de nieuwe speltak. De organisatoren van sommige externe Scouting activiteiten (bijv. Regiowedstrijden) eisen van de deelnemende jeugdleden een fysiek gezondheidsformulier. In die gevallen wordt het gezondheidsformulier in een gesloten enveloppe aan de organisatie afgegeven. Na afloop nemen wij de enveloppen weer in ontvangst van de organisatie en worden dan vernietigd.

 

Financiële gegevens

Om de financiële administratie uit te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging of Meedoen-in-Montferland-formulier In. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy-statement op www.scouting.nl/privacy.

Ook de Meedoen-in-Montferland-formulieren worden fysiek bewaard als onderdeel van de financiële administratie.

Om een duidelijk financieel overzicht te hebben wordt de contributie betaling door de penningmeester ook verwerkt in een MS-Excel-bestand op een met een firewall beschermde computer.

De penningmeester van Scouting St. Oswaldus Zeddam heeft inzicht in de financiële gegevens. De twee leden van de jaarlijkse kascontrolecommissie krijgen de persoonlijke financiële gegevens niet te zien, tenzij er een zeer goede reden voor is waarom ze het wel (kort) moeten inzien.

 

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijst wordt tevens door de teamleider in zijn/haar beveiligde telefoon /computer bewaard. Zodra iemand geen onderdeel meer uitmaakt van de speltak worden de gegevens vernietigd.

 

Presentielijst en aanmelden activiteiten

Voor de opkomsten wordt een presentielijst bijgehouden. Voor (groeps)activiteiten en kampen houd de leiding in de presentielijst ook bij wie zich heeft opgegeven en wie heeft betaald. De presentielijst bestaat slechts uit de naam en een kruisje bij de betreffende datum / betaling. De presentielijst wordt afhankelijk van de speltak, zorgvuldig bewaard door de teamleider van de betreffende speltak of is (alleen voor de speltakleiding) beschikbaar op Dropbox. De presentielijst wordt na afloop van een seizoen vernietigd.

 

Communicatie door speltakken of bestuur

Indien een (team)leider van een speltak of een bestuurslid een email moet versturen naar een groep leden, dan zal dit gebeuren door gebruik te maken van BCC (Blind-Carbon-Copy) zodat de ontvangers van de email niet de email-adressen van de overige geadresseerde kan zien.

 

Online media

Scouting St. Oswaldus Zeddam maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. De PR-commissie ontvangt de e-mailadressen van de secretaris zodra het lid wordt ingeschreven als lid. Er is de mogelijkheid om af te melden voor de nieuwsbrief (OPT-Out). De oudleden worden niet automatisch uit de distributielijst gehaald. Oudleden kunnen de OPT-Out gebruiken.

Op www.scoutingzeddam.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

 

Beeldmateriaal

Scouting St. Oswaldus Zeddam maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting St. Oswaldus Zeddam en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

 

Historische kaderledenlijst

De historische kaderledenlijst heeft als doel een overzicht bij te houden van (oud)kaderleden voor reünies en jubilarisjaren. In deze lijst wordt van een (oud)kaderlid de naam, historische functie(s) met begin en einddatum, geboortedatum. Deze gegevens worden beheerd door het contactpersoon communicatie en worden beveiligd online bewaard.

 

Blokhutverhuur gegevens

Om de financiële administratie te voeren worden de verhuurcontracten met daarop de NAW-gegevens van de huurder bewaard. Voor een goede communicatie voor, tijdens en kort na de verhuurperiode worden mobiele telefoonnummers en e-mailadressen gebruikt.

De verhuurder en zijn/haar eventuele vervanger hebben inzicht in de gegevens van de huurder.

 

Blokhutbeheer gegevens

Om het beheer van de Blokhut goed te laten verlopen is het bijhouden van contactgegevens van relaties noodzakelijk. Deze gegevens worden verwerkt in het Accommodatieboek door de Blokhutbeheerder.

De beheerder en zijn/haar eventuele vervanger hebben inzicht in de gegevens van deze relatie.

 

Communicatie met betrekking tot het privacybeleid

Het privacybeleid van Scouting St. Oswaldus Zeddam is terug te vinden via www.scoutingzeddam.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting St. Oswaldus Zeddam binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

 

Wijzigingen privacybeleid

Scouting St. Oswaldus Zeddam behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient daarom aanbeveling om dit privacybeleid regelmatig te controleren. De laatste versie van het privacybeleid is te raadplegen via www.scoutingzeddam.nl/index.php/informatie/privacybeleid